ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

 

ADMINISTRASI

 

Pengertian Administrasi

Kata administrasi berasal dari bahasa Latin, yaitu Ad dan Ministrare. Ad artinya intensif dan Ministrare artinya melayani, membantu, atau memenuhi. Dalam bahasa Inggris, administrasi disebut “administration” yang berarti tata usaha. Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), administrasi adalah usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan; kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usaha.

Dalam arti sempit, administrasi adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata usaha. Sedangkan dalam arti luas, administrasi adalah kegiatan kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Berdasarkan beberapa pengertian administrasi di atas, dapat disimpulkan bahwa administrasi merupakan segenap proses penyelenggaraan kegiatan tata usaha yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dalam kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.

Unsur-Unsur Administrasi

Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, administrasi merupakan suatu kebulatan proses penyelenggaraan yang mengandung delapan unsur administrasi, yaitu pengorganisasian, manajemen, tata hubungan, kepegawaian, keuangan, perbekalan, tata usaha, dan perwakilan. Kedelapan unsur tersebut saling berkaitan dan membentuk satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam menunjang seluruh proses kerja sama yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Untuk lebih jelasnya simak uraian dari unsur administrasi berikut.

a.      Pengorganisasian

Pengorganisasian merupakan rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah ditentukan.

b.      Manajemen

Manajemen merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan karyawankaryawan dan mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai.

c.       Tata Hubungan

Tata hubungan merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan warta atau berita dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha kerja sama.

d.      Kepegawaian

Kepegawaian merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama.

e.      Keuangan

Keuangan merupakan rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerja sama.

f.        Perbekalan

Merupakan perbuatan dalam mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara sampai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalam usaha kerja sama.

g.      Tata usaha

Merupakan rangkaian perbuatan dalam menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerja sama.

h.      Perwakilan

Merupakan rangkaian perbuatan dalam menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan.

Fungsi Administrasi

Menurut Quible (2001), ada lima jenis fungsi pendukung administrasi dalam perkantoran, yaitu fungsi rutin, fungsi teknis, fungsi analisis, fungsi interpersonal, dan fungsi manajerial. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut.

a.      Fungsi Rutin

Fungsi rutin, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.

b.      Fungsi Teknis

Fungsi teknis, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai.

c.       Fungsi Analisis

Fungsi analisis, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan, seperti membuat keputusan pembelian barang.

d.      Fungsi Interpersonal

Fungsi interpersonal, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain, seperti mengoordinasikan tim.

e.      Fungsi Manajerial

Fungsi manajerial, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan pemotivasian.

Jenis Administrasi

Dalam perkembangannya, sistem administrasi ini terbagi menjadi beberapa bagian yang disesuaikan dengan materi yang dijadikan pokok kajian. Beberapa jenis administrasi tersebut antara lain:

a.      Administrasi Publik

Administrasi publik atau administrasi negara adalah suatu bahasan ilmu sosial yang mempelajari tiga elemen penting dalam kehidupan bernegara yang meliputi lembaga legislatif, yudikatif, dan eksekutif serta hal-hal yang berkaitan dengan publik yang meliputi kebijakan publik, manajemen publik, administrasi pembangunan, tujuan negara, dan etika yang mengatur penyelenggaraan negara.

b.     Administrasi Pembangunan

Merupakan sistem administrasi yang dibuat untuk melakukan pengendalian usaha oleh pemerintah. Tujuannya adalah untuk meralisasikan pertumbuhan yang sudah direncanakan pada suatu kondisi yang lebih baik serta maju pada beberapa aspek. Sistem administrasi pembangunan ini mulai muncul pasca perang dunia II. Dimana pada masa itu, semua negara di dunia membutuhkan sebuah sistem untuk bisa menciptakan pembangunan negara mereka, setelah berakhirnya perang yang melibatkan hampir semua negara yang ada di dunia. Namun beberapa ahli berpendapat, bahwa adanya Rencana Marshall dari Amerika, merupakan salah satu motivasi utama terciptanya konsep administrasi pembangunan ini. Marshal Plan ini merupakan sebuah program dari negara yang memenangkan peperangan untuk membantu negara yang hancur dan mengalami kekalahan pada masa perang dunia II tersebut.

c.      Administrasi Lingkungan

Merupakan sebuah rangkaian kegiatan yang dilaksanakan pemerintah dan masyarakat yang tujuannya untuk mewujudkan wawasan lingkungan serta tanpa mengesampingkan kualitas manusia (penguasaan IPTEK) serta kualitas lingkungan (serasi, selaras dan seimbang).

d.     Administrasi Niaga

Administrasi niaga yaitu administrasi yang mengejar tercapainya tujuan-tujuan yang bersifat keniagaan. Administrasi niaga dijalankan oleh setiap manajer dalam suatu organisasi bisnis/niaga.

e.      Administrasi Kependudukan

Administrasi kependudukan yaitu rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, dan pengelolaan informasi serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan pembangunan.

f.       Administrasi Keuangan

Administrasi keuangan yaitu pengelolaan yang meliputi segala aktivitas yang berkaitan dengan keuangan dan pencapaian tujuan sebuah organisasi perusahaan.

g.      Administrasi Pendidikan

Administrasi pendidikan yaitu sebuah proses kerja sama untuk mencapai tujuan pendidikan dengan melihat hubungan antarkomponen pendidikan, sehingga dapat memperbaiki sistem pendidikan dengan menggunakan perangkat yang mendukung kegiatan pembelajaran.

 

 MANAJEMEN

 

Manajemen adalah proses pengorganisasian, pengaturan, pengelolaan SDM, sampai dengan pengendalian agar bisa mencapai tujuan dari suatu kegiatan. Manajemen sangat diperlukan untuk kebutuhan pribadi maupun bisnis. Manajemen bisa membuat bisnis menjadi lebih berkembang karena dijalankan secara struktural dan prosedural. Proses manajemen akan membantu dalam menetapkan keputusan atau kebijakan yang baik. 

 

Fungsi Manajemen 

1.     Perencanaan (planning)

Manajemen berfungsi untuk memberikan arahan, koordinasi, dan pengendalian yang baik berdasarkan rencana yang sebelumnya telah ditetapkan. Adanya rencana bisa membuat semua terkonsep dengan baik sehingga setiap pelaksanaan yang dilakukan akan memiliki patokan dasar yang baik sehingga setiap langkah penting yang diambil tidak seenaknya. Rencana yang baik juga memungkinkan tujuan dari organisasi atau perusahaan dapat tercapai. Selain itu, planning juga berfungsi untuk membuat strategi agar suatu ketidakpastian bisa menjadi lebih terarah di masa mendatang. 

2.     Pengorganisasian (organizing)

Menurut Henry Fayol, pengorganisasian dilakukan dengan mengelola sumber daya yang ada dengan baik sampai dengan melakukan pengaturan agar rencana yang sudah ada dapat berjalan sesuai perkiraan. 

Dalam menjalankan fungsi pengorganisasian ini, terdiri dari 4 tingkatan. Diantaranya adalah pembagian tugas, menjadi satu pengarahan, ada jenjang organisasi, dan tingkat sentralisasi. Adanya pengorganisasian akan membuat pelaksanaan tugas menjadi lebih efisien dan efektif. 

Kenapa harus ada sentralisasi atau sistem terpusat? Hal ini agar lebih mudah untuk mengelola organisasi. Jadi, perintah yang diberikan harus dalam satu kesatuan  yang disetujui oleh tingkatan paling atas atau ketua. 

Jika semua orang memberikan pengorganisasian tentu hal ini akan menimbulkan kebingungan kepada siapa mereka harus patuh dan tugas apa sebenarnya mereka kerjakan. 

Lain halnya jika pengorganisasian tersebut dilakukan secara terpusat sehingga setiap orang lebih mudah untuk menjalankan tupoksinya sesuai yang diberikan oleh orang yang berwenang tersebut. 

3.     Pengarahan (briefing)

Pengarahan juga diperlukan untuk setiap kegiatan yang melibatkan banyak orang seperti organisasi atau perusahaan. Fungsi manajemen pengarahan ini diberikan untuk memudahkan proses pelaksanaan tugas agar berjalan sesuai harapan. Pengarahan biasanya diberikan dari tingkat atas ke bawah. Contohnya dari manajer ke karyawan. 

Arahan ini diberikan untuk SDM (Sumber Daya Manusia) yang termasuk dalam anggota dari perusahaan atau organisasi. Adanya briefing sebelumnya juga meminimalkan resiko kesalahan yang dilakukan oleh karyawan. 

4.     Koordinasi (coordination)

Adanya koordinasi antar divisi atau sesama divisi akan membuat tujuan perusahaan menjadi lebih mudah tercapai. Koordinasi yang baik dilakukan dengan interaksi yang  efektif kepada rekan kerja atau bawahan. Interaksi ini harus terjalin secara harmonis dan semangat kekeluargaan. Dengan demikian, anggota dari perusahaan tersebut bisa menjalankan kerjasama tim dengan baik. 

Adanya koordinasi ini ditandai dengan dibentuknya rapat rutin untuk mencari suatu solusi dari permasalahan yang terjadi di perusahaan. Selain itu, fungsi dari koordinasi juga berguna untuk mencapai suatu kesepakatan dengan mudah sesuai impian bersama. 

5.     Pengendalian (controlling)

Pengendalian bertujuan untuk memantau proses berjalannya suatu kegiatan. Selain itu, fungsi ini juga berguna untuk memastikan semua kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan dapat berjalan dengan baik. Adanya pengendalian juga berguna untuk membuat perusahaan menjadi lebih berkembang. Hal ini karena pengendalian akan lebih mencegah resiko kerugian yang mungkin terjadi. Setiap tugas akan dipantau secara seksama untuk memastikan apakah sudah sesuai dengan standar atau tidak. 

Selain itu, dari pengendalian ini kita bisa melihat bagaimana evaluasi kedepannya. Hal ini karena setiap kegiatan yang nantinya akan dilaksanakan akan selalu ada masalah dan hambatan yang akan dihadapi. Dari hasil pemantauan tersebut dapat dianalisis bagaimana cara pemecahan masalah terbaiknya.  

6.     Manajemen SDM

Suatu organisasi tidak akan bisa berjalan tanpa sumber daya manusia yang memadai. Oleh sebab itu, manajemen SDM sangat dibutuhkan untuk memaksimalkan potensi dan keterampilan seluruh karyawan. Dalam hal ini, contoh fungsi manajemen SDM bisa mencakup proses rekrutmen yang tepat, training untuk meningkatkan skill karyawan, dan proses onboarding yang efektif. 

7.     Instruksi

Meskipun terdengar mirip dengan fungsi pengarahan, fungsi instruksi memiliki fokus yang berbeda. Terkait instruksi, fungsi manajemen adalah memberikan pembinaan, masukan, dan tentunya instruksi langsung kepada SDM terkait supaya dapat menjalankan pembagian tugas. 

Umumnya, fungsi instruksi diaplikasikan bersamaan dengan fungsi manajemen controlling dan koordinasi. Jadi, manajemen perusahaan perlu memastikan bahwa masing-masing instruksi untuk karyawan masih saling berkaitan dan mendukung tercapainya tujuan.  

Kemudian, perlu adanya fungsi pengawasan dalam manajemen supaya nantinya bisa diketahui apakah instruksi tersebut berhasil diterapkan dengan baik atau tidak. Jika memang belum maksimal, langkah perbaikan bisa segera dilakukan. 

8.     Pelaporan

Fungsi satu ini mendorong manajemen untuk mendokumentasikan seluruh proses, progress, dan hasil tujuan yang dicapai organisasi.  Berdasarkan dokumentasi tersebut, dibuatlah laporan pada akhir periode. Hal ini juga masih berhubungan dengan fungsi pengendalian manajemen. Adanya fungsi pelaporan dapat membantu manajemen untuk mempelajari dinamika perusahaan, aspek yang sudah berjalan baik, serta aspek yang masih belum sesuai dan perlu perbaikan. 

9.     Motivasi

Motivasi adalah hal yang penting karena dapat memberi semangat positif kepada karyawan. Harapannya, hal tersebut bisa ikut meningkatkan produktivitas perusahaan. Beberapa contoh fungsi manajemen dalam memotivasi karyawan adalah pemberian gaji yang sesuai, reward, dan lingkungan kerja nyaman. 

10.  Pengadaan Anggaran

Fungsi manajemen akan sulit diterapkan secara optimal tanpa adanya modal yang memadai. Oleh sebab itu, pengadaan anggaran menjadi hal penting dalam fungsi manajemen keuangan.  Penetapan anggaran keuangan wajib mempertimbangkan seluruh aspek perusahaan, mulai dari fungsi controlling dalam manajemen, langkah-langkah yang diambil untuk meraih target sesuai rencana, kegiatan analisis kompetitor, hingga kebijakan pemerintah yang berdampak pada bisnis

 

Manfaat Fungsi Manajemen

Manfaat penerapan fungsi manajemen bagi perusahaan:

1.      Mempermudah penyusunan strategi melalui pendekatan yang lebih rasional, sistematis, dan efektif.

2.  Membantu menyajikan kerangka kerja untuk jangka pendek maupun panjang, sehingga akan mempermudah penentuan target organisasi.

3.      Proses alokasi sumber daya dan delegasi tugas jadi lebih efektif.

4.      Mendorong sikap profesional dalam diri setiap SDM dalam menjalankan peran masing-masing.

5.      Mendapatkan hasil maksimal karena telah menjalankan proses yang menyeluruh. 

⁠Unsur-Unsur Fungsi Manajemen 

Perusahaan akan sulit menjalankan fungsi manajemen apabila tidak memenuhi unsur-unsur berikut. Setiap unsur ini saling berhubungan untuk membentuk fungsi manajemen yang dapat membantu mencapai tujuannya. Berikut adalah unsur-unsur fungsi manajemen:

1.     Pasar (Market) 

Sebagus apa pun kualitas produk akan percuma jika tidak ada konsumen yang membelinya. Oleh sebab itu, perusahaan perlu melakukan aktivitas marketing untuk menciptakan pasar dan menggaet konsumen.  Jika unsur satu ini tidak terpenuhi, produk tidak akan memiliki permintaan sehingga berisiko membuat produksi terhenti. Apabila hal ini sampai terjadi, bukan tidak mungkin aktivitas bisnis ikut berhenti. 

2.     Waktu (Time) 

Unsur ini merujuk pada pengelolaan waktu. Supaya seluruh kegiatan manajemen bisa berjalan efisien dan efektif, dibutuhkan pengelolaan waktu yang baik. Dengan begini, semua pekerjaan dapat selesai secara baik dan tepat waktu. Alhasil, target bisa segera tercapai. 

3.     Mesin (Machine) 

Fungsi manajemen akan lebih mudah dijalankan dengan bantuan mesin. Mesin dapat merujuk pada peralatan logistik atau perangkat teknologi seperti komputer dan laptop yang dibutuhkan untuk menjalankan aktivitas bisnis. 

4.     Manusia (Human) 

Tanpa manusia sebagai SDM, berbagai fungsi manajemen di atas tentu tidak bisa berjalan. Unsur inilah yang menjalankan manajemen, mulai dari proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, koordinasi, hingga fungsi manajemen controlling. Mengingat bahwa tiap manusia memiliki keterampilan berbeda, maka perlu menempatkan SDM pada peran yang tepat supaya menunjang produktivitas. 

5.     Bahan (Material) 

Tanpa adanya material atau bahan baku, perusahaan tidak akan bisa melakukan produksi dan menghasilkan produk. Namun, menyediakan bahan baku saja belum cukup. Perusahaan juga perlu mendatangkan tenaga ahli untuk mengolah bahan baku tersebut. Itulah kenapa unsur manusia dan material tidak dapat dipisahkan. 

6.     Metode (Method) 

Unsur satu ini merujuk pada standard operational procedure yang menjadi pedoman pekerjaan saat menjalankan seluruh aktivitas bisnis. Atas dasar itu, metode kerja harus mempertimbangkan banyak aspek, seperti waktu, sasaran, fasilitas, modal, dan kegiatan operasional. Dengan metode yang tepat, kamu bisa menyelesaikan pekerjaan secara efektif dan efisien. 

7.     Uang (Money) 

Perusahaan membutuhkan uang sebagai salah satu modal untuk mencapai tujuan, misalnya membeli bahan baku, menggaji karyawan, atau upgrade mesin. Karena itu, diperlukan manajemen keuangan yang baik supaya pengeluaran tidak melebihi pemasukan.