BUKTI TRANSAKSI

 


Kamu pasti sering melakukan pembelian barang. Untuk setiap pembelian barang yang kamu lakukan terkadang kamu mendapatkan bukti pembelian berupa struk/nota. Kegiatan yang kamu lakukan tersebut merupakan salah satu bentuk transaksi yang juga ada di perusahaan.

Untuk kepentingan akuntansi setiap transaksi yang terjadi harus didukung dengan bukti yang dibuat segera setelah perusahaan melakukan transaksi. Biasanya perusahaan menyediakan formulir khusus untuk bukti setiap jenis transaksi, misalnya untuk transaksi penjualan barang disediakan formulir faktur penjualan sehingga jika terjadi transaksi petugas tinggal mengisi formulir yang telah disediakan dengan data transaksi yang bersangkutan.

KARAKTERISTIK KEABSAHAN TRANSAKSI

Catatan akuntansi harus dibuat berdasarkan data yang dapat dipercaya, dalam artian data yang dapat dikonfirmasi kebenarannya oleh pihak yang independen sehingga laporan keuangan dapat menyediakan informasi yang berguna bagi pemakai.

Data akuntansi yang dapat dipercaya diperoleh dari transaksi yang dilakukan melalui prosedur yang telah ditetapkan (formal) dan didokumentasikan dalam bentuk bukti transaksi.

Keabsahan suatu transaksi haruslah memenuhi kriteria berikut ini:

1.  Keabsahan formil, transaksi dilakukan melalui prosedur formal yang ditunjukkan dalam bukti transaksi dengan tanda tangan pihak-pihak yang terkait dan mempunyai kewenangan untuk melakukan transaksi yang bersangkutan.

2. Keabsahan materil, penghitungan-penghitungan nilai uang yang terkait dengan transaksi yang bersangkutan dilakukan dengan benar sehingga menghasilkan jumlah yang seharusnya.

MACAM-MACAM BUKTI TRANSAKSI

Setiap transaksi keuangan harus didukung dengan bukti transaksi, sehingga tidak ada pencatatan akuntansi tanpa bukti transaksi. Bukti transaksi dicatat apabila transaksi yang bersangkutan sudah memenuhi keabsahan formil maupun materil. Keabsahan suatu transaksi dapat diidentifikasi berdasarkan analisis bukti transaksi.

Secara garis besar bukti transaksi dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu:

1.       Bukti intern

Bukti intern adalah bukti transaksi yang dibuat dan dikeluarkan oleh perusahaan yang bersangkutan, sehingga yang dijadikan sumber dan dokumen pencatatan oleh perusahaan biasanya lembar kedua (copy), sementara lembar kesatu (asli) diserahkan kepada pihak luar yang terkait.

2.       Bukti ekstern

Bukti ekstern adalah bukti transaksi yang diterima perusahaan dari pihak luar yang membuat dan mengeluarkan bukti transaksi yang bersangkutan.

JENIS-JENIS BUKTI TRANSAKSI

Berikut merupakan jenis-jenis bukti transaksi yang dibuat dalam suatu transaksi:

1.       Kuitansi

Kuitansi adalah bukti terjadinya pembayaran yang ditandatangani oleh pihak penerima uang. Kuitansi harus dibubuhi materai pada jumlah tertentu sesuai dengan peraturan yang berlaku. Lembar asli diserahkan kepada pihak yang membayar, sedangkan tembusan atau bagian sus/potongannya disimpan pihak penerima.


                                                             Sumber: www.flickr.com

2.       Cek

Cek adalah surat perintah dari pemegang rekening giro (penyimpan dana) kepada banknya supaya mengeluarkan sejumlah uang untuk diserahkan kepada pembawa cek/pihak yang namanya dicantumkan dalam cek tersebut. Pihak yang tercantum dalam cek disebut penerima pembayaran, sedangkan pemegang rekening giro disebut pihak pembayar. Pihak penerima pembayaran memegang lembaran cek, sedangkan pihak pembayar menyimpan postingannya. Cek sebenarnya bukan merupakan surat bukti, melainkan alat pembayaran. Oleh karena itu, pengeluaran cek harus disertai penerimaan kuitansi.

                                                                    Sumber: id.quora.com                                                           

3.       Bilyet giro

Bilyet giro adalah alat pembayaran kepada pihak lain dengan cara memindahkan saldo rekening bank pihak yang membayar kepada rekening yang menerima. Seperti halnya cek, bilyet giro dibuat oleh pihak pembayar. Pihak penerima bayaran menerima lembar bilyet giro, sedangkan pihak pembayar menyimpan sus/potongannya yang harus disertai kuitansi.

                                                       Sumber: detik.com

4.       Faktur

Faktur adalah bukti transaksi yang dibuat oleh penjual. Pada umumnya faktur digunakan untuk transaksi kredit, namun tidak jarang juga dijumpai perusahaan yang juga menggunakan faktur untuk transaksi tunai. Faktur yang asli atau lembar pertama diberikan kepada pembeli sebagai bukti pembelian, sedangkan tembusannya disimpan penjual sebagai bukti penjualan.

 5.       Nota kontan

Nota kontan adalah tanda bukti pembelian barang secara tunai yang dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pembeli. Nota tunai dibuat minimal dua rangkap, yang asli diserahkan kepada pihak pembeli dan tembusannya disimpan pihak penjual untuk bukti transaksi.

6.       Nota kredit

Nota kredit adalah surat bukti terjadinya pengurangan piutang usaha karena adanya pengembalian barang dagangan atau penurunan harga karena terjadinya kerusakan atau ketidakpastian kualitas barang yang dikirim dengan yang dipesan. Nota kredit dibuat dan ditandatangani oleh penjual. Arti nota kredit adalah penjual mengkredit (mengurangi) piutang usaha yang akan ditagih ke pembeli. Lembar asli diberikan kepada pembeli, sedangkan tembusannya disimpan penjual.

7.       Nota debit

Nota debit adalah surat bukti terjadinya pengurangan hutang usaha karena adanya pengembalian barang dagangan atau pengurangan harga yang dibuat oleh pihak pembeli. Arti nota debit adalah mendebit (mengurangi) utang pembeli yang harus dilunasi. Lembaran asli dikirimkan oleh pembeli kepada penjual bersamaan dengan pengiriman kembali barang yang dibeli, sedangkan tembusannya merupakan arsip dan bukti pencatatan bagi pembeli.

                                                    Sumber: soerabaja45.co.id

8.       Memo

Memo adalah bukti transaksi yang dibuat oleh pimpinan perusahaan untuk bagian-bagian lain di perusahaan tersebut yang berisi perintah pencatat suatu kejadian.


BUKTI PENCATATAN

Tidak jarang perusahaan mencatat bukti transaksi langsung ke dalam jurnal. Pada perusahaan yang relative besar dan tertib administrasi, bukti transaksi tidak langsung dicatat ke dalam jurnal, tetapi lebih dulu dibuatkan bukti pencatatan/bukti jurnal, baru kemudian dicatat dalam jurnal.

Dalam bukti pencatatan dicantumkan nama dan tanda tangan yang membuat dan menyetujui. Dengan demikian, akan tampak siapa yang bertanggung jawab atas kebenaran pencatatan tersebut. Tanggal yang tercantum dalam bukti pencatatan harus sama dengan tanggal yang terdapat dalam bukti transaksi. Adapun macam-macam bukti pencatatan adalah:

1.       Bukti Pengeluaran Kas

Bukti pengeluaran kas merupakan bukti yang menunjukkan telah terjadi pengeluaran kas untuk transaksi sebagaimana tertera dalam bukti.

2.       Bukti Penerimaan Kas

Bukti pencatatan ini didukung bukti transaksi berupa tembusan kuitansi.


ANALISA BUKTI TRANSAKSI

Analisa bukti transaksi pada dasarnya meliputi kegiatan sebagai berikut:

1.  Identifikasi (penentuan) keabasahan fisik bukti transaksi, artinya menentukan pihak mana yang mengeluarkan (intern atau ekstern) serta meneliti kebenaran identitas fisik bukti transaksi yang bersangkutan.

2.    Identifikasi transaksi (transaksi apa) dan meneliti apakah transaksi dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan, yaitu dengan meneliti tanda tangan pihak yang terkait dengan terjadinya transaksi yang bersangkutan.

3.     Menentukan kebenaran penghitungan nilai uang, yaitu dengan meneliti penghitungan yang dilakukan dan kebenaran penerapan metode yang digunakan serta peraturan perpajakan yang berlaku (jika transaksi terkait dengan metode dan peraturan perpajakan).

4.     Menentukan akun-akun buku besar dan jumlah rupiah yang harus didebit dan dikredit sebagai akibat terjadinya transaksi.

Kecakapan menentukan akun-akun buku besar yang harus didebit dan dikredit akibat terjadinya transaksi merupakan kecakapan yang paling mendasar dalam pencatatan akuntansi, sebab mencatat bukti transaksi pada dasarnya mencatat perubahan saldo akun yang terkait dengan transaksi menurut cara tertentu.

Mengubah saldo suatu akun dalam akuntansi dikenal dengan istilah mendebit atau mengkredit. Oleh karena itu, untuk dapat mencatat bukti transaksi dengan benar kamu harus mengenal setiap jenis bukti transaksi, memahami sifat-sifat akun dan mampu menganalisa akibat suatu transaksi terhadap akun-akun buku besar.

PENYIMPANAN BUKTI TRANSAKSI

Bukti transaksi sebagai dokumen pencatatan sangat penting artinya apabila pada saat dilakukan pemeriksaan diketahui adanya kesalahan pencatatan sehingga diperlukan penelusuran pada dokumen pencatatan yang bersangkutan. Oleh karena itu diperlukan tempat penyimpanan yang khusus dan penataan yang teratur.

Penyediaan tempat khusus dan penataan bukti transaksi sebagai file (arsip) pada dasarnya bertujuan untuk mengamankan file secara fisik dan memudahkan penelusuran jika diperlukan. Untuk pengamanan secara fisik biasanya perusahaan menyediakan map untuk berkas (folder) dan lemari arsip (filling cabinet) sebagai tempat menyimpan dokumen. Sementara untuk memudahkan penelusuran (pencarian), dokumen pencatatan bisa dikelompokkan menurut jenis bukti transaksi dan periode terjadinya. Misalnya:

1.       Kelompok dokumen penjualan kredit, untuk arsip faktur penjualan

2.       Kelompok dokumen pembelian kredit, untuk arsip faktur pembelian

3.       Kelompok dokumen penerimaan kas, untuk arsip bukti transaksi penerimaan uang

4.       Kelompok dokumen pengeluaran kas, untuk arsip bukti transaksi pengeluaran kas

5.       Kelompok dokumen memorial, untuk arsip bukti transaksi lainnya

Masing-masing kelompok dokumen disimpan dalam sebuah map (folder). Bukti transaksi pada tiap kelompok dapat disusun menurut urutan nomer bukti atau urutan tanggal terjadinya transaksi, dipilih mana yang memudahkan penelusuran jika diperlukan.

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

PENYESUAIAN (ADJUSTMENT)

Gambar
  Penyusunan neraca saldo biasanya dilakukan pada setiap akhir bulan, triwulan, semester atau pada setiap akhir periode akuntansi. Saldo-saldo yang dicatat di dalam neraca saldo adalah merupakan ringkasan transaksi-transaksi yang dilakukan perusahaan dalam suatu periode akuntansi yang didalamnya juga akan tercermin efek dari transaksi yang dilakukan itu. Salah satu tujuan pembuatan neraca saldo adalah untuk mempersiapkan penyusunan laporan keuangan. Akan tetapi, laporan keuangan seringkali tidak dapat disusun langsung dari neraca saldo dikarenakan data yang tercantum dalam neraca saldo masih memerlukan penyesuaian. Oleh karena itu, sebaiknya diadakan penelitian ulang atas saldo setiap perkiraan untuk mengetahui kebenaran dari neraca saldo. Ini sangat perlu dilakukan karena adanya beberapa kemungkinan yang harus mendapat perhatian secara cermat, yaitu: 1.    Ada akun-akun yang dapat secara langsung digunakan untuk menyusun laporan keuangan karena saldonya telah sesua...
Baca selengkapnya

SIKLUS AKUNTANSI

Gambar
Laporan keuangan tidak dapat langsung disusun dari transaksi, tetapi harus melalui proses. Berbagai jenis transaksi keuangan yang dilakukan perusahaan dalam suatu periode akuntansi diproses melalui beberapa tahapan, kemudian diteruskan dalam periode akuntansi berikutnya melalui tahapan-tahapan yang sama. Tahapan-tahapan kegiatan akuntansi dalam suatu periode yang berulang dalam periode-periode berikutnya disebut siklus akuntansi ( accounting cycle ). Secara garis besar, kegiatan dalam siklus akuntansi meliputi tahapan-tahapan kegiatan sebagai berikut: 1.       Pencatatan data transaksi ( recording ) Siklus akuntansi dimulai dengan adanya suatu transaksi atau kejadian bersifat keuangan yang harus dicatat. Transaksi adalah tindakan yang mengakibatkan perubahan aset atau liabilitas dan ekuitas yang berhubungan dengan pihak luar. Contohnya pembelian barang, penjualan jasa, pembayaran utang usaha, dll. Sedangkan kejadian bersifat keuangan adalah tindakan yang ...
Baca selengkapnya

MENGECEK KEBENARAN PENGINPUTAN AKUN DAN SALDONYA DAN MENGINPUTKAN SALDO AWAL AKUMULASI PENYUSUTAN ASET TETAP

Gambar
A.     MENGECEK KEBENARAN PENGINPUTAN AKUN DAN SALDONYA Sebelum kita menginputkan saldo awal akumulasi penyusutan aset tetap, ada baiknya jika kita terlebih dahulu memeriksa kebenaran penginputan akun dan saldonya. Sama halnya seperti di Accurate versi desktop, yang menjadi patokan awal kita adalah saldo dari akun Equitas Saldo Awal, dimana akun ini harus memiliki saldo sejumlah total saldo akun-akun akumulasi penyusutan. Untuk melakukan pengecekan ini klik ikon Laporan di sebelah kiri paling bawah, lalu klik Daftar Laporan. Lalu pada menu di sebelah kiri, pilih Buku Besar. Pada detail laporan Buku Besar di sebelah kanan klik Daftar Akun Perkiraan. Pada jendela Parameter Laporan inputkan tanggal neraca saldo sesuai disoal, lalu klik Tampilkan. Berikut adalah tampilan Daftar Akun Perkiraan Rumah Cantik Hana di Accurate Online. Dari gambar di atas bisa kita lihat bahwa saldo akun Equitas Saldo Awal sama dengan saldo akun Equipment Ac...
Baca selengkapnya